Οι απαραίτητες αλλαγές που χρειάζεται, λόγω Covid-19, να εφαρμοστούν στα γραφεία προκειμένου να μπορέσουν να υποδεχθούν πίσω τους υπαλλήλους τους με ασφάλεια.
Ένα από τα πράγματα που ανέδειξε κατά κοινή ομολογία η πανδημία των τελευταίων μηνών δεν είναι άλλο από το ότι ένα μεγάλο μέρος των δραστηριοτήτων που λαμβάνουν χώρα εντός γραφείων μπορούν να μεταφερθούν, με την ίδια αποτελεσματικότητα, στο σπίτι. Και όντως είναι ελάχιστοι αυτοί από εμάς που «νοσταλγούν» να επιστρέψουν στο καθημερινό μποτιλιάρισμα που συνοδεύει τη διαδρομή προς και από την δουλειά.
Η εδραίωση της τηλεργασίας στη ζωή μας ήρθε όμως και, ταυτόχρονα, ανέδειξε και τα σαφή όρια αυτής. Αποδεικνύοντας ότι η επιτυχία ενός οργανισμού εξακολουθεί να εξαρτάται από την πρόσωπο με πρόσωπο συνεργασία μεταξύ των μελών του, με το γραφείο να παραμένει αναγκαίο πυρήνα κάθε κρίσιμης δραστηριότητας.
Αυτή η διαπίστωση αφορά το γραφείο ως έννοια γιατί το γραφείο, ως πραγματικότητα, δεν πρόκειται ποτέ -μετά το πέρας της πανδημίας- να επιστρέψει στην ίδια μορφή και στην ίδια διαρρύθμιση που είχε πριν. Ένα γεγονός που αρκετές εταιρείες στο εξωτερικό έχουν ήδη κατανοήσει, κάνοντας άμεσα τις αναγκαίες προσαρμογές και ανακαινίσεις ώστε να επιτύχουν το ζητούμενο της νέας λειτουργικότητας στην αυγή της νέας κανονικότητας που διανύουμε.
Επιπλέον, ένα ακόμη παράδοξο που δεν έχει γίνει ακόμη ευρέως αντιληπτό, είναι ότι ενώ η πανδημία βραχυπρόθεσμα θα οδηγήσει θεωρητικά σε μείωση των αναγκαίων τετραγωνικών μέτρων που χρειάζεται μια εταιρεία για να λειτουργήσει, από την στιγμή που μέρος του προσωπικού της θα είναι σε καθεστώς μόνιμης τηλεργασίας, μακροπρόθεσμα οι ανάγκες της για επιπλέον χώρο θα είναι μεγαλύτερες προκειμένου να καλύψει τα νέα υγειονομικά προαπαιτούμενα.
Και στις δυο περιπτώσεις, η ανακαίνιση των επαγγελματικών χώρων αναδεικνύεται σε μονόδρομο και σε επιτακτική προτεραιότητα, με τους επιχειρηματικούς ηγέτες να καλούνται να βρουν την λύση στην δυσεπίλυτη εξίσωση του τι χρειάζεται να κάνουν ώστε να εκμεταλλευτούν αποτελεσματικά τον χώρο τους και τον χρόνο των υπαλλήλων τους. Προφανώς κάθε χώρος είναι ξεχωριστός και κάθε επιχείρηση έχει τις δικές της ανάγκες, τις οποίες οφείλεις να λάβεις υπόψιν στον σχεδιασμό της ανακαίνισης. Εκείνα τα κοινά χαρακτηριστικά που προκύπτουν είναι τα εξής:
Ευέλικτο εργασιακό περιβάλλον
Λαμβάνοντας υπόψιν ότι, στο μέλλον, ένα μεγάλο μέρος του προσωπικού ενδέχεται να δουλεύει από το σπίτι συγκεκριμένες ημέρες, οι επιχειρήσεις οφείλουν να συνυπολογίσουν στα πλάνα τους ότι οποιοσδήποτε δεδομένος χώρος έχουν στην διάθεσή τους μπορεί να μην γεμίζει με τους ίδιους ανθρώπους ταυτόχρονα. Εξού και είναι αναγκαίο να επενδύσουν στην λογική Hot-desking, αφιερώνοντας συγκεκριμένες θέσεις εργασίας για τους ανθρώπους που θα εναλλάσσονται σε αυτές, εξοπλίζοντάς τες τεχνολογικά με την δυνατότητα να έχουν εύκολη πρόσβαση στα κοινά αρχεία και σε ότι άλλο χρειάζονται για την εύρυθμη λειτουργία τους.
Αναδιαμόρφωση αιθουσών συσκέψεων
Η εποχή των μεγάλων και πολυτελών meeting rooms, εντός των οποίων ήταν δυνατό να μαζεύεται το μεγαλύτερο μέρος των υπαλλήλων, μοιάζει να έχει οριστικά τελειώσει. Σύμφωνα με τις σχετικές έρευνες οι συγκεκριμένοι χώροι, που έτσι και αλλιώς σπανίως αξιοποιούνταν αποτελεσματικά, θα δώσουν την θέση τους σε μικρότερες αίθουσες συσκέψεων με brainstorming πολυχρηστική λογική που, ανάλογα με τις απαιτήσεις, μπορούν να χρησιμοποιηθούν είτε για συναντήσεις είτε και ως επιπλέον θέσεις εργασίας.
Γραφεία Ανοιχτού χώρου
Με εξαίρεση το κρίσιμο προσωπικό της επιχείρησης (προέδρου και ανωτέρων στελεχών), για το οποίο η αναγκαιότητα ενός κλειστού προσωπικού γραφείου συνεχίζει να ισχύει, όλα τα υπόλοιπα γραφεία είναι δυνατόν να ενταχθούν στην ευρύτερη open space φιλοσοφία. Είτε στην ίδια λογική που την γνωρίζαμε όλα αυτά τα χρόνια είτε με την προσθήκη των phone booths (μικρών προσωπικών γραφείων από Plexiglass σε σχήμα διευρυμένων τηλεφωνικών θαλάμων). Απαραίτητη προϋπόθεση είναι να έχει το κάθε γραφείο την απαραίτητη απόσταση από το άλλο, τόσο για υγειονομικούς όσο και για καθαρά ψυχολογικούς λόγους. Κάτι που στο πρόσφατο παρελθόν δεν ίσχυε, με τις εταιρίες -για οικονομικούς λόγους- να έχουν την τάση να τοποθετούν το ένα γραφείο δίπλα στο άλλο.
Εξαερισμός
Ο καλός και συχνός αερισμός των χώρων εργασίας αποτελεί και θα συνεχίσει να αποτελεί τα επόμενα χρόνια βασική προτεραιότητα για κάθε επαγγελματικό χώρο. Κάτι που, όσον αφορά την ανακαίνιση, μεταφράζεται σε πλήρη αξιοποίηση των παράθυρων που έχει κάθε χώρος και την κατάργηση χώρων και γραφείων που δεν έχουν πρόσβαση σε αυτόν. Με εξαίρεση ίσως, εξειδικευμένων χώρων απομόνωσης για εκείνους τους υπαλλήλους που ενδέχεται να επιδείξουν συμπτώματα ασθένειας.
